Formulare und Nachrichten

Mit dem Block Formular sammelst du Kontaktanfragen, Einladungen oder Anmeldungen. Alle eingegangenen Nachrichten findest du im WordPress-Menü Nachrichten. Auf Wunsch bekommst du zusätzlich eine E-Mail.

Das erste Formular anlegen

1. Öffne die Seite oder den Beitrag, auf dem das Formular stehen soll.
2. Wähle + → Kampagne & Mitmachen → Formular. Name, E-Mail und Nachricht sind schon angelegt.
3. Wähle das ganze Formular aus. Am einfachsten findest du es in der Listenansicht oben links.
4. Gib rechts unter Formular → Name des Formulars einen Namen ein, etwa Einladung oder Mitmachen. So erkennst du später, woher eine Nachricht stammt.
5. Bearbeite den Text des Absende-Knopfs direkt im Formular.
6. Speichere oder veröffentliche die Seite.

Formulare können auch in Pop-ups stehen. Ein Formular in einem Entwurf kann noch keine Nachrichten empfangen. Auch ein Formular, das gerade durch die Zeitsteuerung ausgeblendet ist, nimmt nichts an.

Felder hinzufügen und ändern

Klicke auf + innerhalb des Formulars. Dort stehen diese Feldarten bereit:

Feld	Geeignet für
Textfeld	Name, Organisation oder ein kurzer freier Text
E-Mail-Feld	Eine Adresse, an die du antworten kannst
Telefonfeld	Eine Telefonnummer
Nachrichtenfeld	Eine längere Nachricht
Auswahlliste	Eine Antwort aus einer aufklappbaren Liste
Auswahl-Knöpfe	Eine Antwort, alle Möglichkeiten sind sofort sichtbar
Mehrfachauswahl	Mehrere Antworten mit Häkchen
Häkchen	Eine einzelne Bestätigung

Die Beschriftung schreibst du direkt an das Feld. Wähle dann rechts unter Feld die passende Art. Mit Pflichtfeld verhinderst du, dass es leer abgeschickt wird. Bei einem einzelnen Häkchen heißt diese Einstellung Muss angehakt sein.

Für Listen und Auswahlfelder trägst du die Möglichkeiten rechts ein, eine Antwort pro Zeile. Nur diese Antworten nimmt das Formular an. Ein Platzhalter ist grauer Beispieltext im leeren Feld. Er ersetzt keine Beschriftung.

Unter Breite können zwei Felder jeweils die halbe Breite bekommen. Ab Tablet-Breite stehen sie nebeneinander, auf dem Handy untereinander. Ein Hinweis unter dem Feld erklärt zum Beispiel, wofür du die Telefonnummer brauchst. Die Reihenfolge änderst du durch Ziehen oder mit den Pfeilen des ausgewählten Blocks.

E-Mail-Benachrichtigung einstellen

Wähle den äußeren Formular-Block und schalte rechts Per E-Mail benachrichtigen ein. Unter An kannst du für dieses Formular eine eigene Empfänger-Adresse setzen. Ein eigener Betreff ist ebenfalls möglich. Ohne Betreff verwendet Genossi Neue Nachricht: und den Formularnamen.

Lässt du An leer, sucht Genossi in dieser Reihenfolge nach einer Adresse:

1. Genossi CMS → Formulare → Empfänger-Adresse.
2. Die öffentliche E-Mail-Adresse unter Genossi CMS → Social Media.
3. Die Administrationsadresse unter Einstellungen → Allgemein.

Wenn das Formular ein ausgefülltes E-Mail-Feld enthält, ist dessen Adresse als Antwortadresse der Benachrichtigung eingetragen. Mit Antworten in deinem Mailprogramm schreibst du dann direkt an die Person.

Die E-Mail-Benachrichtigung ist eine zusätzliche Kopie. Kontrolliere auch Nachrichten, wenn keine E-Mail ankommt. Der Hoster muss den E-Mail-Versand von WordPress eingerichtet haben. In der lokalen Entwicklungsumgebung verschickt WordPress keine E-Mails. Das Absenden funktioniert auch ohne JavaScript.

Einwilligung und Rückmeldung

Mit Einwilligung abfragen erscheint ein Pflicht-Häkchen mit einem Link zur Datenschutzerklärung. Den Text der Einwilligung kannst du ändern. Prüfe auch, ob unter Einstellungen → Datenschutz die richtige Seite ausgewählt und öffentlich erreichbar ist.

Ergänze auf der Datenschutzseite, welche Angaben dein Formular abfragt, wofür du sie verwendest und wie lange du sie aufbewahrst. Frage nur Felder ab, die du für den Zweck brauchst. Für eine einfache Rückfrage ist eine Postanschrift meist unnötig.

Unter Meldung nach dem Absenden kannst du einen eigenen Bestätigungstext schreiben, etwa Danke für deine Einladung. Wir melden uns per E-Mail. Ohne eigenen Text steht dort Danke! Deine Nachricht ist angekommen.

Das Formular testen

Öffne die veröffentlichte Seite und schicke eine erkennbare Testnachricht ab. Fülle das Formular in normalem Tempo aus. Der Spamschutz verwirft Eingaben, die schon in den ersten zwei Sekunden abgeschickt werden.

Prüfe anschließend:

• Erscheint der Bestätigungstext?
• Liegt die Testnachricht unter Nachrichten?
• Kommt bei eingeschalteter Benachrichtigung auch die E-Mail an?
• Führt der Datenschutzlink zur richtigen Seite?

Lösche die Testnachricht danach wieder. Die reine Vorschau eines noch unveröffentlichten Formulars reicht für diesen Test nicht aus.

Nachrichten lesen und beantworten

Die Zahl am Menüpunkt Nachrichten zeigt neue Eingänge. In der Liste sind sie mit Neu markiert. Lesen öffnet eine Nachricht mit allen übermittelten Feldern, dem Eingangsdatum und der Herkunft.

Per E-Mail antworten öffnet dein Mailprogramm. Dieser Knopf erscheint nur, wenn die Nachricht eine E-Mail-Adresse enthält. Genossi verschickt über diesen Knopf keine Antwort im Hintergrund. Du prüfst und sendest sie selbst im Mailprogramm.

Aufbewahrung und Löschung

Unter Genossi CMS → Formulare → Nachrichten automatisch löschen nach wählst du 30, 90 oder 180 Tage, ein Jahr oder Nie. Voreingestellt sind 180 Tage. Die tägliche Bereinigung löscht ältere Nachrichten endgültig, auch wenn sie noch im Papierkorb liegen. Prüfe die Frist, bevor du sie verkürzt.

Die Einstellung betrifft Nachrichten in WordPress. E-Mail-Kopien in deinem Postfach bleiben dort, bis du sie selbst löschst.

Für Auskunft oder Löschung zu einer E-Mail-Adresse stehen Werkzeuge → Personenbezogene Daten exportieren und Personenbezogene Daten löschen bereit. Genossi bezieht die passenden Formularnachrichten ein. Dafür muss die Person ihre Adresse in einem E-Mail-Feld des Formulars angegeben haben.

Was der Spamschutz macht

Genossi verwendet kein Captcha und keinen fremden Spamschutzdienst. Es prüft ein für Menschen unsichtbares Feld, die Zeit bis zum Absenden und die Zahl der Einsendungen. Pro IP-Adresse sind höchstens fünf Nachrichten innerhalb von zehn Minuten vorgesehen, für die ganze Website höchstens 60 pro Stunde. Sehr linkreiche Nachrichten werden verworfen.

Die Formularnachricht enthält keine IP-Adresse. Für die kurzfristige Begrenzung verwendet Genossi einen daraus abgeleiteten Schlüssel. Wenn du in kurzer Folge mehrere Tests machst und eine Warte-Meldung bekommst, versuche es später erneut.